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Assistant-e Administratif-ve

Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR), lance un appel à candidature pour le poste d’Assistant-e Administratif-ve.

Mission

Organisation impartiale, neutre et indépendante, le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) a la mission exclusivement humanitaire de protéger la vie et la dignité des victimes de conflits armés et d’autres situations de violence, et de leur porter assistance.

Le CICR s’efforce également de prévenir la souffrance par la promotion et le renforcement du droit et des principes humanitaires universels.

Créé en 1863, le CICR est à l’origine des Conventions de Genève et du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, dont il dirige et coordonne les activités internationales dans les conflits armés et les autres situations de violence.

Description de poste

Profil – Minimum requis – Connaissances et expérience

  •  Études secondaires et formation professionnelle.
  •  Excellente maîtrise du français/arabe et bonne maîtrise de l’anglais. La connaissance d’autres langues  constituerait un avantage.
  •  Excellentes compétences en informatique.
  •  Un à deux ans d’expérience dans un domaine similaire.
  •  Une expérience en organisation internationale constituerait un avantage.
  •  Bonne Connaissances informatiques, notamment des logiciels Microsoft Office, SharePoint et IBM Lotus Notes.

Description de la fonction

  • Accueille les visiteurs et les bénéficiaires et les orientes vers le département concerné.
  • Achemine les appels téléphoniques.
  • Organise les voyages du staff et les drop-off et pick-ups avec les chauffeurs de la délégation
  • Assure la préparation/réservation de la chambre (hôtel ou résidence CICR), ainsi que le « welcome package » pour les visiteurs (téléphone portable, avance salaire pour les expats, dossier welcome)
  • Assure la mise à jour des dossiers personnels complets pour chaque employé mobile
  • Assure l’accueil et organise le briefing des nouveaux arrivés à l’aide d’un dossier individuel (BOM)
  • Donne un briefing aux nouveaux arrivés (délégués et employés locaux) sur les activités du welcome.
  • Assure la mise à jour des informations dans BD Welcome
  • Fait le suivi et la gestion des BOM et EOM : assure le suivi des dates de validité des billets d’avion en fonction des EOM, envoie les messages à GVA etc.
  • Prépare la confection des cartes de visite des employés mobiles et résidents (nouveaux et anciens).
  • Met à jour systématiquement la liste téléphonique en fonction des départs et arrivées
  • Effectue la réservation des places d’avion (professionnel/privé) pour les employés du CICR et les personnes qui sont invités par le CICR, à l’aide du formulaire « Demande de Voyage International » dûment complété et validé par la hiérarchie, et en informe le passager et son chef de département. S’assure qu’une demande ESS soit faite et validée quand nécessaire.
  • Informe le passager par rapport au besoin de visa et autres formalités.
  • Prépare le message Lotus Notes pour communiquer à Genève et/ou aux délégations concernées le plan de vol et les déplacements prévus (mission, vacance, formation ou compensation). S’assure de la demande de feu vert à la délégation CICR du pays d’accueil
  • Identifie et maintient un réseau d’interlocuteurs (agence de voyage, compagnies aériennes, résidences et hôtels, etc.) afin d’obtenir des tarifs préférentiels et avantages, notamment pour la réservation, le changement ou l’annulation d’un billet d’avion
  • Contrôle les factures de l’agence de voyage, attache les justificatifs nécessaires (formulaire de demande de voyage, invitations au cours, message LN envoyée par CD pour vacances et formations, demande ESS), met le sticker et l’envoie au responsable CC pour signature.
  • Gère les demandes et le suivi des visas et la carte d’identité spéciale auprès du MAE, ainsi que le permis de conduire marocain pour les expatriés.
  • Tient à jour le tableau de contrôle d’expiration des visas et informe les expatriés suffisamment à l’avance s’il faut renouveler le visa.
  • Assure la transmission régulière de la liste des expatriés et des employés résidents au protocole du MAE
  • Gère les demandes et le suivi des visas étrangers auprès des Ambassades et Consulats Se tient informée de toute modification de procédure quant à l’obtention des visas

OBLIGATIONS GENERALES & CODE DE CONDUITE

  • Se tient informé des objectifs de la délégation et de ses activités
  • Comprend le mandat du CICR ainsi que le fonctionnement du Mouvement du Croissant et de la Croix Rouge (3 composantes)
  • Respecte et observe le règlement intérieur du personnel, les règles et procédures applicables ainsi que le Code de Conduite du CICR
  • Peut  être amené à effectuer des devoirs et tâches qui ne sont pas couverts par sa description de fonction ainsi qu’assister les autres départements en cas de besoin

Le CICR est une organisation humanitaire ayant pour but de protéger et d’assister les victimes de conflits. Les fonctions au sein de cette institution sont des emplois publics, connus et d’une certaine image. Le CICR attend de ses employés un comportement adéquat en tout temps et en tous lieux. Qu’il s’agisse ou non de l’exercice de leurs fonctions, les collaborateurs veilleront à conserver une attitude conforme aux principes du CICR, pendant et en dehors des heures de travail.

Date limite de réception des candidatures : 19/02/2020

Lieu de travail : Rabat

Contrat à durée indéterminé.

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : rab_all_services@icrc.org avant le 19/02/2020, en mentionnant « Assistant-e Administratif-ve ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.

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