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Consultation pour service de maitrise d’ouvrage sage 1000 FRP : Termes de références d’un consultant national/expert SAGE

Contexte :

Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme appuie le Maroc dans la mise en œuvre des deux stratégies nationales de lutte contre le sida et la tuberculose et ce depuis 16 ans. Ainsi, 100 millions de dollars US ont été mobilisés depuis et ont permis d’atteindre des résultats notables pour lutter contre les deux maladies.

En plus de la gestion programmatique et technique des activités, la gestion administrative et financière constitue une priorité dans la vie des différentes subventions du Fonds mondial ainsi que les conventions signées entre le bailleur de fonds et le ministère de la Santé en tant que bénéficiaire principal et responsable légal pour notre pays.

Dans ce cadre, et depuis 2012, le ministère de la Santé a acquis la solution Sage 1000 FRP pour la gestion financière des deux subventions VIH et Tuberculose et plus tard pour celle sur le renforcement du système de santé.

Cette mise en place a été suivie par l’Unité de Gestion du Programme d’appui du Fonds mondial (UGFM), domiciliée au niveau de la Direction de l’Epidémiologie et de Lutte contre les Maladies, entité responsable au niveau du ministère de la Santé pour la mise en œuvre des subventions TB et VIH de par la gestion des programmes nationaux de lutte contre les deux maladies.

Depuis l’installation de SAGE, la gestion financière a connu une évolution vers une comptabilité d’engagement en 2016 avec l’accompagnement du même prestataire spécialisé dans la matière avec lequel la collaboration a démarré en 2012 et ceci notamment pour :

  • L’administration du système (droit d’accès, sécurité …)
  • Le paramétrage des différents modules (Comptabilité, Gestion budgétaire, Echéancier, Immobilisations, Achats, Sage reporting).
  • La formation des utilisateurs clefs

Aujourd’hui, et avec l’évolution des enjeux financiers des deux subventions VIH et Tuberculose, l’UGFM souhaite tirer profit de la solution existante de façon beaucoup plus optimale.

Aussi, l’unité fait face à une demande accrue et évolutive de ses partenaires notamment le Secrétariat du Fonds mondial pour la mise à jour continue des exigences du bailleur mais également en termes de problématiques techniques remontées par les partenaires impliqués dans la mise en œuvre, principalement des associations de la société civile appelées « sous bénéficiaires » des deux subventions demandant un suivi efficace et plus rapproché par le prestataire de la solution.

Par conséquent, les termes du contrat avec le prestataire actuel ne sont plus adaptés et méritent d’être mis à jour.  Aussi, il s’avère que l’UGFM a besoin d’avoir un référent/expert SAGE comme conseiller de manière ponctuelle et régulière pour s’assurer de la meilleure utilisation possible de SAGE et garantir l’optimisation du travail demandé au prestataire qui assure le suivi et la maintenance dudit logiciel de comptabilité.

Dans ce cadre, la Direction de l’Epidémiologie et de Lutte contre les Maladies à travers l’UGFM a décidé de lancer une nouvelle consultation pour l’assister dans le recrutement d’un nouveau prestataire qui devrait continuer son accompagnement dans la mise en place de la solution Sage 1000 en s’adaptant à la demande et au contexte actuels.

Objectif général et périmètre de la mission :

Compte tenu des nouvelles exigences fiduciaires du Fonds mondial, l’UGFM souhaite recruter un consultant national qui va assurer la maitrise d’ouvrage d’un projet destiné à l’utilisation optimale du progiciel Sage 1000. Ceci dans le but principal de tirer profit de toutes les fonctionnalités offertes par la solution et conseiller l’UGFM pour le meilleur suivi possible avec le prestataire retenu.

La démarche pour la réalisation de cette mission devra s’articuler autour de trois phases suivantes pour les deux composantes VIH et Tuberculose :

  • Phase 1 : Elaboration d’un cahier de charge qui sera diffusée dans le cadre de la nouvelle consultation relative au recrutement d’un prestataire de la solution Sage 1000.
  • Phase 2 : Accompagnement de l’UGFM dans le processus de recrutement du nouveau prestataire.
  • Phase 3 : Suivi et conseil de l’UGFM pour le suivi de l’application SAGE afin de s’assurer de la meilleure utilisation possible de SAGE

Les différentes analyses qui seront menées par le consultant doivent tenir compte des spécificités du Programme qui sont notamment liées aux modalités de fonctionnement des subventions du Fonds mondial, telles que définies dans les termes contractuels des contrats de subvention liant le ministère de la Santé et le Fonds mondial et du système SAGE 1000 FRP.

Objectifs spécifiques de la mission :

  • Etablir un cahier des charges à diffuser dans le cadre de la consultation prévue pour le recrutement d’un nouveau prestataire qui va assurer la continuité de mise en œuvre de la solution Sage 1000 FRP existant suite à une analyse de l’existant et des besoins eu égard aux exigences du Fonds mondial
  • Elaborer un plan d’actions à court terme afin de remédier aux insuffisances constatées et intégrer les améliorations proposées
  • Assister l’UGFM dans la sélection du nouveau prestataire à contracter
  • Valider avec le prestataire retenu les différentes phases du projet (spécifications fonctionnelles, paramétrages, tests, production …)
  • Valider la réception provisoire et définitive du projet
  • S’assurer que tous (tes) les utilisateurs(trices) sont bien formés(e)s
  • Assurer par la suite le suivi régulier avec le prestataire après la phase de production pour le bon fonctionnement de la solution ou pour l’intégration de développements supplémentaires.

Livrables attendus :

  • Livrable 1 : Résultats de l’analyse de l’existant et des besoins y compris un plan d’action pour la mise en place des améliorations proposées
  • Livrable 2 : Cahier des charges demandé
  • Livrable 3 : PV de sélection du prestataire
  • Livrable 4 : PV des différentes interventions au fur et à mesure de l’avancement du projet

Profil du consultant :

  • Etre expert fonctionnel avec longue expérience dans la mise en place et le déploiement des systèmes d’information de gestion
  • Avoir une très bonne connaissance des différents modules de Sage 1000, avoir une certification Sage 1000 serait un plus
  • Expérience de plus de 3 ans dans la mise en place et le déploiement des différents modules de SAGE 1000 (Comptabilité, Budget, Immobilisations, Achats, Règlements, Echéanciers…)
  • Très bonne connaissance de l’analyse fonctionnelle des différents processus – métiers des organisations

 

Contenu de l’offre :

L’offre du consultant intéressé par cette consultation devrait contenir les documents suivants :

  • Une offre technique décrivant la méthodologie de travail préconisée
  • Un CV du consultant avec copie de certificat Sage 1000 le cas échéant
  • Des références de conduite de projets similaires
  • Une offre financière

Date et délais :

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