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TDR Conception d’un système d’information intégré pour la gestion de l’administration du CRTTA

Programme TASHAROC

TASHAROC est un programme financé par le gouvernement britannique et mis en œuvre par DAI Europe en partenariat avec Golden Resources Solutions. Le programme apporte un appui dédié à la région Tanger-Tétouan-Al Hoceima, visant à renforcer le processus de décentralisation, de la bonne gouvernance, et de la démocratie participative dans l’élaboration, la mise en œuvre, et l’évaluation des politiques publiques au niveau régional.

L’appui du Programme TASHAROC s’opère sur niveaux d’interventions : 1. Le renforcement des capacités des acteurs régionaux – principalement le Conseil de la Région Tanger – Tétouan – Al Hoceima – afin qu’ils puissent s’acquitter au mieux du rôle qui leur a été attribué dans le cadre de la loi organique 111.14. 2. La consolidation et le renforcement des mécanismes de collaboration, de concertation, et de participation citoyenne entre le conseil de la région et les autres acteurs régionaux, notamment la société civile et les instances consultatives. 3. Le développement et la mise en œuvre d’une stratégie de communication susceptible de servir comme levier pour le succès du développement régional.

Conseil de la Région Tanger – Tétouan – Al Hoceima (CRTTA)

Le Conseil de la région de Tanger-Tétouan-Al Hoceima est un conseil local élu au niveau de la région, il est considéré comme une unité territoriale dotée d’une personnalité juridique et d’une indépendance administrative et financière. Composé de 63 membres élus des deux préfectures et six provinces qui composent la région (Tanger – Assilah, Mdiq-Fnideq, Fahs-Anjra, Larache, Chefchaouen, Ouazzane, Tétouan et Al Hoceima), le conseil de la région de Tanger-Tétouan-Al Hoceima est l’un des douze conseils régionaux du Royaume. Depuis le début de son mandat électoral actuel (2015/2021), le Conseil a approuvé un ensemble de décision, accords, et conventions visant à développer le territoire de la région, à améliorer le niveau de vie de ses habitants et à renforcer le partenariat et la coopération avec divers acteurs locaux, nationaux et internationaux.

Modernisation de l’administration du CRTTA

Dans le cadre de la modernisation de son administration, le CRTTA en Partenariat avec le programme Tasharoc a lancé plusieurs chantiers afin de doter ses ressources humaines des outils nécessaires pour assurer une meilleure circulation de l’information au sein de l’administration et une efficacité dans la gestion des affaires du conseil ayant permis le développement d’un manuel de procédures, le développement de deux systèmes pour la gestion des marchés publics et du programme de Développement régional (PDR), et l’organisation de plusieurs formations thématiques au profit du personnel du conseil.

Dans cette même démarche, et en conformité avec les orientations nationales en matière d’administration électronique, pour faire face la crise du COVID-19, le CRTTA envisage de renforcer davantage ses outils et systèmes internes en encourageant le recours aux nouvelles technologies  de l’dans la gestion de son administration.

OBJET DE LA MISSION

Le présent document des termes de référence a pour objet la conception, la mise en place, et l’intégration d’un système de messagerie et d’un système d’information intégré pour la gestion de l’administration du CRTTA. Cette mission est composée des prestations suivantes :

PRESTATION 1 : ANALYSE FONCTIONNELLE 

  • Établir un diagnostic détaillé des systèmes d’information et de l’infrastructure technique existant au niveau de l’administration du CRTTA,
  • Identifier la technologie de la plateforme à exploiter, en établissant la fiche de descriptive de la solution technique choisie (Soft et Hard) tout en favorisant les solutions open source (Exemple Odoo).

PRESTATION 2 : HEBERGEMENT & INSTALLATION D’UN SYSTEME DE MESSAGERIE

  • Proposer deux options de serveurs de messageries au CRTTA (Option Cloud et Option serveur physique),
  • Assurer l’hébergement et l’installation de l’option choisie
  • Prendre en charge les frais de licence de l’option choisie pour une durée 3 ans,

PRESTATION 3 : DEVELOPPEMENT D’UN SYSTEME D’INFORMATION INTEGRE DE GESTION DE L’ADMINISTRATION DU CRTTA

Développer et installer un Système d’Information Intégré de gestion de l’administration du CRTTA qui inclut les modules suivants :

Module 1 : Gestion électronique du Bureau d’ordre (Les procédures détaillées seront fournies par le prestataire charge d’actualiser le manuel de procédures du CRTTA).

  • Digitaliser l´ensembles des documents qui circulent au sein de l´administration du CRTTA, notamment les documents émanant du Bureau d´ordre.
  • Donner la possibilité aux utilisateurs de maîtriser le cheminement du courrier en suivant, étape par étape, le circuit qu’il entreprendra tout au long de sa progression et les traitements qu’il subira lors de ce parcours et assurer l’échange et le suivi des courriers entre le bureau d’ordre et les différents services.

Module 2 : Gestion électronique des documents et archivage.

  • Dématérialisation du processus de gestion des documents.
  • La gestion de tout type de document (internes, externes, courrier arrivée, courrier départ, papier, fax,) tout en assurant une cohérence avec tous les éléments qui composent un courrier (objets, pièces jointes, copie numérisées, références, liaisons avec d’autres courriers) ;
  • L’élaboration des statistiques, des éditions et des consultations multicritères.

Module 3 : La Gestion informatisée des procédures des ressources humaines suivantes (Les procédures détaillées seront fournies par le prestataire charge d’actualiser le manuel de procédures du CRTTA) :

  • Gestion des déplacements – Ordres de mission,
  • Gestion des primes,
  • Gestion des congés.

Module 4 : Gestion informatisée du patrimoine et moyens généraux (Les procédures détaillées seront fournies par le prestataire en charge d’actualiser le manuel de procédures du CRTTA).

Module 5 : Connexion avec les deux systèmes de gestion des achats et marchés publics et de suivi du PDR et conventions.

  • Connecter le système d’information avec l’application de gestion des marchés publics et des achats du CRTTA et assurer une communication fluide entre les deux systèmes.
  • Connecter le système d’information avec l’application de suivi du PDR et des conventions du conseil et assurer une communication fluide entre les deux systèmes.

Module 6 : Tableaux de bord, suivi et reporting.

  • Le système doit produire des indicateurs et des données choisies par le CRTTA pour permettre de suivre des activités en particulier,
  • Assurer l’importation des données des deux applications mentionnées dans le module 5 pour pouvoir afficher les indicateurs y afférent.

PRESTATION 4 : MAINTENANCE DES SYSTEMES DEVELOPPES

  • Assurer la maintenance du système de messagerie pour une durée d’une année.
  • Assurer la maintenance et l’assistance technique et le suivi de la base de données et les différentes mises à jour du Système d’information de gestion (open source) pendant une durée d’une année.

PRESTATION 5 : FORMATION DU PERSONNEL DU CRTTA A L’UTILISATION DES SYSTEMES DEVELOPPES

  • Formation et transfert de compétences de la solution au profit de tous les départements et services du CRTTA.
  • Accompagnement du personnel et assistance au démarrage nécessaire à l’exploitation des nouvelles solutions.

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doc ToR- Developing an Information System for the CRTTA - 29 July 2020 109 KB 267