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Coronavirus : tous les bons outils pour faciliter le télétravail

Pour tenter de limiter la propagation du Covid-19, le gouvernement demande aux personnes qui le peuvent, de travailler depuis chez elles. Découvrez les outils indispensables télétravailler tout en conservant un lien avec vos collègues.

 Une fois n’est pas coutume, la pandémie de coronavirus qui touche l’Hexagone depuis maintenant plusieurs jours pousse encore plus de salariés à travailler depuis leur domicile.

Pour que tout se déroule dans les conditions les plus optimales, il est préférable d’avoir les bons outils à disposition. Vous trouverez dans les lignes qui suivent, des logiciels, applications et services en ligne qui vous permettront d’affronter au mieux cette période de télétravail imposée, mais nécessaire.

Les messageries collaboratives

Pouvoir travailler, discuter et échanger des documents dans un outil universel avec son équipe est sans doute la première préoccupation lorsqu’il s’agit de se mettre au télétravail. Ces dernières années, plusieurs outils ont émergé et se sont imposés dans de nombreuses entreprises.

Pour ceux qui disposent d’un compte Office 365 avec leur entreprise, la solution est toute trouvée. Teams, la plate-forme de communication collaborative de Microsoft, s’intègre parfaitement avec les outils de la suite bureautique. On y retrouve les documents stockés sur OneDrive, on peut accéder au calendrier pour planifier une réunion, ou encore en rejoindre une facilement grâce à l’outil d’appels et de visioconférence intégré.

Teams permet de créer différents canaux de discussions, accessibles par tous les membres d’une équipe, mais offre également la possibilité d’engager des conversations à deux ou en groupe avec d’autres collègues.

Tout aussi efficace, Slack propose, peu ou prou, les mêmes possibilités que Teams, qui s’en est d’ailleurs grandement inspiré. Dans sa version gratuite, le service s’adresse en priorité aux petites équipes. Il reste en effet très limité puisqu’il n’est possible d’accéder qu’aux 10 000 messages les plus récents d’une équipe. N’espérez donc pas remonter plusieurs semaines de discussions pour retrouver un échange particulier. L’utilitaire propose par ailleurs une intégration avec d’autres applications comme Google Drive ou Office 365 pour vous permettre de retrouver vos documents dans l’application. Enfin, la version gratuite de l’outil ne vous permettra de réaliser des appels vidéo qu’entre deux collaborateurs. Il faudra passer à un abonnement payant pour ôter les limitations e profiter d’autres fonctionnalités.

Enfin, vous pourrez vous tourner vers Discord, une solution entièrement gratuite. Cette application de VoIP, principalement utilisée par les gamers, offre des fonctionnalités qui en font un outil tout à fait légitime pour un usage professionnel.

Le programme permet de discuter par l’intermédiaire d’une messagerie textuelle ou vocale, mais n’intègre pas de fonction d’appel vidéo. Les discussions se déroulent dans des « Salons » où chacun pourra se voir attribuer un rôle offrant divers degrés de privilèges. Toutes les conversations sont stockées en ligne et restent accessibles pour y rechercher un message en particulier. Enfin, l’outil permet d’échanger facilement des fichiers avec les personnes ayant rejoint votre serveur.

Créer des documents collaboratifs

Le travail à distance peut parfois créer des problèmes quand il faut travailler à plusieurs sur un même document. Fort heureusement, il existe des outils bureautiques en ligne, accessibles gratuitement, et qui permettant de collaborer à plusieurs en temps réel sur un même fichier.

Microsoft propose par exemple une version en ligne des applications de sa suite Office qu’il est possible d’installer sur votre machine. Accessibles aussi bien aux comptes payants Office 365 qu’aux comptes Microsoft gratuits (Hotmail, Live, Outlook), les différents programmes d’Office Online vous permettront, après avoir invité vos collaborateurs, de travailler à plusieurs sur un seul et même document. Celui-ci devra toutefois être stocké sur OneDrive pour que chacun puisse y accéder depuis son navigateur.

Tout aussi efficace et gratuit, Google propose sa suite Google Docs. Parfaitement intégrés avec l’ensemble des outils de Google, les documents générés dans Google Docs sont stockés sur Google Drive et peuvent, après avoir été partagés, être accessibles à plusieurs collaborateurs qui pourront apporter des modifications en temps réel, avec une sauvegarde automatisée.

Enfin, Zoho, une plate-forme indienne fondée en 1996 propose, là encore gratuitement, de très nombreux outils en ligne. Si la plate-forme offre un traitement de texte, un éditeur de feuilles de calcul et un outil de présentation, le service va bien plus loin en proposant également des outils plus spécifiques à certains secteurs d’activité.

Stocker des documents en ligne

Si vous travaillez de chez vous, il y a de fortes chances pour que vous deviez partager des documents en ligne avec vos collègues. Pour cela, rien de mieux que les services de stockage sur le cloud qui permettent de conserver vos documents importants dans un répertoire en ligne que vous pourrez rendre accessible à vos collègues en générant un lien de partage.

Parmi les solutions les plus couramment utilisées, Dropbox propose dans sa version gratuite 2 Go d’espace de stockage. Le service, accessible depuis votre navigateur, vous permet de synchroniser les dossiers de votre ordinateur en y installant le client, mais propose également d’accéder à vos fichiers depuis une application mobile Android et iOS. Vous pourrez augmenter la quantité d’espace moyennant une dizaine d’euros par mois pour 2 To de stockage.

Si vous possédez un compte Gmail, vous avez accès d’office au stockage de Google Drive. Dans sa version gratuite, le service offre 15 Go d’espace de stockage. Cet espace étant également utilisé pour stocker les e-mails de Gmail ou certaines photos et vidéos de Google Photos, il se peut que vous vous trouviez rapidement à l’étroit pour stocker vos documents. Pas de panique, vous pourrez toujours suivre ces recommandations pour libérer de l’espace sur Google Drive.

Et si cela ne suffit pas, Google propose plusieurs formules pour étendre le stockage, la moins chère permettant d’avoir à disposition 100 Go pour 2 euros par mois.

Enfin, si vous possédez un compte Microsoft (Hotmail, Live, outlook, etc.) vous profitez, comme chez Google, d’un espace de stockage sur OneDrive. Par défaut, Microsoft offre 5 Go d’espace gratuit, mais vous permettra d’augmenter l’espace en souscrivant à l’une de ces formules, la plus accessible démarrant elle aussi à 2 euros par mois pour 100 Go d’espace.

Faire de la vidéoconférence

Avec la mise en place du confinement, les habitudes de travail de chacun vont radicalement changer dans les jours et les semaines qui arrivent. Fini les interminables réunions post-déjeuner, les managers devront trouver une autre solution pour organiser leur brainstorming quotidien. La visioconférence semble être la solution idéale pour pallier l’impossibilité de se réunir dans la vie réelle.

N’en déplaise à ceux qui se demandaient si l’outil existait toujours, Skype est sans doute la solution la plus connue et la plus simple à mettre en place. Pour l’utiliser, vous devrez posséder un compte Skype ou un compte Microsoft, et ajouter les personnes avec lesquels vous travaillez habituellement à votre liste de contact pour être en mesure de les contacter.

Racheté en 2011 par Microsoft, Skype est disponible sur toutes les plates-formes et permet aussi bien de chatter que de réaliser des appels audio ou vidéo en groupe. L’outil, qui peut également être utilisé pour envoyer des fichiers, intègre un module de partage d’écran permettant à vos interlocuteurs de visualiser en temps réel ce qu’affiche l’écran de votre PC.

Dans le même genre, Zoom vous permettra de réaliser des réunions en vidéo jusqu’à 100 participants d’une durée maximale de 40 minutes dans sa version gratuite. Le système intègre la possibilité de partager simultanément plusieurs écrans et de les annoter. Zoom intègre par ailleurs un module de transcription automatique qui, une fois activé, s’occupe de la prise de note de la réunion.

Enfin, vous pourrez opter pour Jitsi, une solution open source entièrement gratuite. Disponible sous la forme d’une application mobile Android ou iOS, Jitsi est accessible depuis n’importe quel ordinateur puisque le service fonctionne directement dans votre navigateur web. Le service ne requiert aucune inscription et permet de lancer une vidéoconférence à la volée, le tout étant sécurisé par un système de chiffrement.

Envoyer de gros fichiers

Partager des fichiers volumineux peut très vite s’avérer problématique lorsque l’on travaille à distance. Seule solution, passer par un service tiers capable d’héberger momentanément vos documents volumineux pour que vos collaborateurs puissent les télécharger sur leur machine. Parmi les solutions existantes, Firefox Send permet d’envoyer très facilement un ou plusieurs fichiers volumineux à l’aide d’un simple glisser-déposer depuis votre navigateur. Le service propose de limiter le nombre de téléchargements ou la durée de disponibilité des fichiers et impose une taille limitée à 1 Go pour les utilisateurs non inscrits, et 2,5 Go pour ceux qui se connecteraient à l’aide d’un compte Firefox qu’il est possible de créer gratuitement.

Autre solution, Swiss Transfer, une plate-forme qui comme son nom l’indique, stocke vos fichiers en Suisse, sur les serveurs de l’hébergeur Infomaniak. Accessible sans inscription, Swiss Transfer permet d’envoyer des fichiers pouvant aller jusqu’à 25 Go. Les éléments, protégés par un chiffrement, sont stockés une trentaine de jours avant d’être supprimés des serveurs. Le téléchargement des fichiers peut être protégé grâce à un mot de passe, tandis que la durée d’expiration ou le nombre de téléchargements peuvent être personnalisés.

En alternative, vous pourrez opter pour GrosFichiers, un site suisse à l’interface un peu vieillotte, mais qui a le mérite de fonctionner. Le service propose de stocker vos fichiers sur des serveurs en Suisse et en France avec une taille maximale pouvant atteindre 4 Go. Totalement gratuit, GrosFichiers est accessible à tous, sans aucune inscription.

 

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