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Termes de référence pour un/e assistant/e en gestion administrative/financière

AMBERO / Projet Promotion de la gestion de proximité dans les communes

1. Intitulé du poste : Un/e assistant/e en gestion administrative/financière
2. Fonction : Responsable administratif et financier.
3. Supérieur : Chef d´équipe AMBERO et/ou par délégation les experts long terme AMBERO

4. Objectif du poste :
Assurer la comptabilité et le secrétariat du projet AMBERO en conformité avec les règles et procédures GIZ

5. Tâches :
L´assistant/e en gestion administrative/financière assumera des tâches liées à la (1) comptabilité et au (2) secrétariat :

(1) En termes de comptabilité :

1. Assurer la comptabilité (saisie, classement, suivi) à l´aide du logiciel Winpaccs
2. Veiller à la régularité et validité des pièces (factures, liste de participants etc.)
3. Produire mensuellement les états et rapports comptables avec les pièces justificatives
4. Tenir le livre de banque
5. Assurer ou superviser la gestion de la caisse
6. Faire le rapprochement bancaire et rapprochement de la caisse
7. Préparer les pièces justificatives pour envoi mensuel (Scan) et trimestriels (originaux) au siège d´AMBERO et établir des récapitulatifs pour certaines lignes budgétaires
8. Mettre à jour régulièrement le suivi du budget (Tableau Excel)

(2) En termes de secrétariat :

1. Superviser le fonctionnement de la réception et la gestion des communications au sein de l’équipe et avec les partenaires et le PDDC
2. Veiller à l’accueil et l’orientation des visiteur

3. Veiller à la bonne gestion et le suivi des correspondances, y inclus préparation des correspondances (lettres d´invitation, lettres administratifs)
4. Assurer la gestion de la documentation et de l´archivage
5. Superviser la gestion du matériel (achats, gestion de la voiture, gestion de stocks, inventaire etc…)
6. Veiller à la régularité des procédures de contractualisation des prestations intellectuelles et de passation des commandes.
7. Suivre les contrats et commandes avec les prestataires.
8. Au besoin, contribuer au rapportage
9. Assurer l’élaboration et l’exécution de la paye des employés
10. Toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par la hiérarchie.
6. Méthodologie : Le poste est à mi-temps.

La personne travaillera en fonction des normes et règles édictées par la GIZ ou AMBERO.

La concertation entre collègues constitue un principe de travail.

Les feedbacks seront réciproques et seront utilisés pour contribuer à l’amélioration de la qualité du travail de l’équipe.

L’état de réalisation des tâches sera fait sous forme verbale ou écrite en accord avec les collègues ou le supérieur hiérarchique.
7. Pays : Maroc
8. Lieu de travail :Rabat
9. Période : A partir de décembre 24 mois.
10. Coopération étroite avec :

Les partenaires nationaux porteurs du projet, les prestataires de services, le personnel du projet, le personnel de l’équipe AMBERO auprès du projet, le personnel de backstopping AMBERO et les gestionnaires de projet d´AMBERO …

11. Dispositions contractuelles :
Un contrat précisera les modalités de rémunération, les responsabilités et les engagements
de chaque partie.

12. Profil requis


Diplômé en gestion, administration, finances ou similaire (BAC + 3 min)
 Langue : Français courant parler et écrit, connaissance des langues nationales,
notion d´allemand est un avantage
 Bonne capacité de communication à l´écrit et à l´oral
 Expérience minimum de 3 ans dans le domaine
 Expérience projets de PTF, notamment GIZ, un avantage

Nous encourageons la candidature de femmes qualifiées. Des candidat(s) voudront bien
envoyer leur CV (incluant coordonnées de contact) à M Cédric Kotitschke
([email protected]).
Des entretiens seront prévus et pourraient se réaliser dans la semaine du 28 novembre au 03 décembre 2016 à Rabat.

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