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Responsable Administratif et Financier (RAF)

Patriotic Islamic Relief (PIR) est une association marocaine qui a pour mandat de développer la mission sociale de l’association belge Islamic Relief Belgique- Karama Solidarity (IRB-KS) sur le territoire marocain.

Contexte

IRB-KS est une association belge à « but non lucratif » (ASBL) d’aide humanitaire et de coopération au développement, basée à Bruxelles. Elle intervient auprès des populations les plus démunies – sans distinction de nationalité, de race ou de religion. IRB-KS collabore avec de nombreux partenaires à travers le monde et notamment avec Islamic Relief Worldwide, Secours Islamic France et l’ONG belge KIYO. IRB-KS récolte ses fonds en Belgique exclusivement auprès de donateurs particuliers et d’institutions publiques.

PIR a été créée au Maroc sous l’impulsion d’IRB, afin de donner une assise légale à ses activités de coopération au développement et d’aide humanitaire dans le pays. PIR dispose aujourd’hui d’une reconnaissance légale auprès des autorités marocaines. IRB-KS souhaite ainsi développer sa présence au Maroc, financer et mettre en œuvre des projets en particulier sur les thématiques de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène, de la protection de l’enfance et de la sécurité alimentaire. La stratégie d’action de PIR vise l’appui d’organisations partenaires tiers au Maroc- de statuts associatifs- à travers, actuellement :
La coordination d’un programme (2017/2021) sur la thématique des Droits de l’enfant, en partenariat avec l’ONG belge KIYO (Kids and Youth) et 3 partenaires opérationnels marocains basés à Tanger et Rabat, financés par la Coopération Belge au Développement (DGD)
Un programme de parrainage d’orphelins ;
Des actions de solidarités saisonnières auprès des plus démunis (ramadan, sacrifice, distributions pendant l’hiver dans les zones reculées…) ;
Des actions ponctuelles dans le domaine des activités génératrices de revenus et de l’accès à l’eau, pour les plus démunis.
PIR dispose actuellement d’une Chargée de projets, recrutée en 2015 ; et qui a permis à l’association d’inaugurer une phase d’expansion opérationnelle et financière. C’est dans ce contexte, et afin d’appuyer la dynamique de manière professionnelle avec des objectifs maximums de qualité, de transparence et d’efficacité, que PIR envisage le recrutement d’un second collaborateur, pour un poste de Responsable Administratif et Financier (RAF).

 

Responsabilités du RAF

Sous le contrôle – technique – du siège d’IRB-KS, et en étroite collaboration avec la Chargée de projets de PIR (responsable hiérarchique du bureau), le RAF assurera :
La gestion financière et administrative de PIR au Maroc – en conformité avec la loi marocaine et les procédures définies par IRB-KS et ses partenaires techniques financiers ;
La coordination du contrôle interne de la gestion financière des fonds confiés aux organisations partenaires tiers au Maroc, dans l’exercice de leurs partenariats opérationnels avec PIR et IRB-KS ;
Le renforcement des compétences des organisations partenaires tiers au Maroc, afin de maximiser l’efficacité de leurs gestions financières, administratives et logistiques dans la mise en œuvre des projets ;
Le suivi des achats et des fournisseurs.

Principales tâches et activités

Gestion financière de PIR :

  • Tenir à jour la comptabilité de PIR- sur un logiciel comptable et dans le respect des lois comptables marocaines, de PIR ;
  • Assurer la transparence et la traçabilité du processus de chaque achat de PIR ;
  • Préparer les paiements et les transferts de fonds auprès des partenaires opérationnels et des fournisseurs et assurer le suivi et la transparence des payements ;
  • Assurer l’archivage efficace des pièces comptables ;
  • Assurer le suivi budgétaire des frais de structure et des frais opérationnels de PIR
  • Réaliser et transmettre les rapports financiers internes de PIR à IRB-KS (dans les délais et canevas imposés et selon les règles de IRB-KS et de ses partenaires
  • techniques et financiers) ;
    Réaliser et transmettre les rapports financiers légaux au Maroc – auprès des institutions concernées au Maroc ;
  • Accueillir les missions de contrôle interne de IRB-KS et de ses partenaires techniques et financiers et mettre à leur disposition toutes les informations pour prouver l’efficacité » et la transparence de gestion de PIR ;
  • Assurer la gestion de la caisse de PIR ;
    Préparer le rapport financier annuel de PIR.

Administration des Ressources de PIR :

  • Maîtriser la législation marocaine en matière de droits des associations, droit du travail, droit de la comptabilité et de fiscalité et s’assurer que PIR répond à toutes ses obligations légales ;
  • Maîtriser les Procédures définies par IRB-KS et ses partenaires techniques et financiers, en assurer la mise en œuvre et être apte à la prouver ;
  • Préparer et suivre la mise en œuvre des contrats du personnel de PIR ;
  • Préparer les fiches de paie et s’assurer de l’acquittement des charges sociales auprès des autorités et services compétents ;
  • Assurer le suivi de présence des employés de PIR;
  • Gérer les autres contrats de PIR : location, assurance, etc… et en tenir un registre
  • Structurer et assurer l’archivage – papier et informatique (contrats de partenariat, contrat du personnel, autres contrats, rapports opérationnels et financiers…) ainsi que la sécurité informatique des informations ;
  • Appuyer à la rédaction de dossiers de demandes de financement ;

Contrôle interne de la gestion des fonds confiés aux organisations partenaires tiers au Maroc et leur Renforcement de compétences :

  • Réaliser le contrôle des rapports financiers trimestriels et/ou finaux – ainsi que de l’existence et de l’éligibilité de toutes les pièces comptables- des organisations partenaires à qui des fonds sont confiés par IRB-KS et/ou PIR dans l’exercice de projets communs et selon le cahier de charge définis par IRB-KS et ses partenaires techniques et financiers ;
  • Réaliser l’évaluation des compétences et du niveau de gestion financière des organisations partenaires de PIR/IRB-KS et proposer – au Chargé de Projet – les objectifs technique et le calendrier du Renforcement de capacités ;
  • Mettre en œuvre des cessions de Renforcement de capacités des organisations partenaires de PIR/IRB-KS en matière de Gestion des ressources financières, humaines et matérielles afin de maximiser l’efficacité des projets de PIR/IRB/KS ;
  • Réaliser un contrôle de gestion annuel de chaque organisation partenaires de PIR/IRB-KS au Maroc afin de notifier les évolutions et l’analyse des risques et en référer à IRB/KS.

Appui logistique :

  • Effectuer le suivi des achats, des commandes et des paiements auprès des fournisseurs ;
  • S’assurer de l’acheminement et de la livraison des biens auprès de nos partenaires.

Situation du poste :

Le poste du RAF est basé à Rabat – dans les locaux de PIR

Cependant, le poste nécessitera des déplacements fréquents et planifiés dans le pays (en particulier à Tanger ainsi qu’à Nador). De possibles visites au siège d’IRB-KS à Bruxelles sont à envisager.

Compétences requises pour le RAF :
Formation et expérience en gestion financière et administrative (4 ans minimum)
Informatique : Maitrise de l’environnement Microsoft en particulier les outils du Pack Office (Word, Power point…) et spécieusement excellente maitrise d’Excel
Maîtrise d’outils de gestion comptable et financière (WinBooks, …)
Respect absolu de la hiérarchie mais capacité de travailler en autonomie
Excellentes capacités de communication et aptitudes didactiques avérées
Etre force de proposition et innovant
Etre rigoureux, organisé, méthodique et transparent
Etre polyvalent
Etre flexible et s’adapter rapidement
Adhérer aux valeurs de l’association

Contrat proposé par PIR :

Contrat à Durée Indéterminée avec une période d’essais de 3 mois renouvelable.

Si vous êtes intéressé(e), merci de nous envoyer votre CV et une lettre de motivation- par email – à l’attention de Mr Carr Julien aux 2 adresses suivantes : [email protected] et [email protected] au plus tard le 19 septembre 2017.

 

Profil de Poste :

Responsable Administratif et Financier
Patriotic Islamic Relief

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