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Responsable Administratif et Financier « RAF »

Responsable Administratif et Financier « RAF »

1-Caractéristiques du poste

Intitulé du poste : Responsable Administratif et Financier
Poste Sup. hiérarchique : Présidence de l’association et le Conseil d’administration
Entité : L’Heure Joyeuse Association

2- Raison d’être ou mission générale du poste

Au sein du dispositif de l’Heure Joyeuse, le RAF sera à la tête d’une équipe pour manager les aspects administratif, financier, comptable et ceux liés à l’administration et la gestion des ressources humaines. Par le biais des actions qu’il entreprendra, le RAF devra amener son équipe à être un appui solide à l’équipe opérationnelle. Le RAF aura la charge de veiller sur l’application l’ensemble des procédures appliquée à l’HJ et aussi le classement et l’ordonnancement de l’ensemble des documents et des dossiers liés à l’activité de l’HJ. Il aura aussi la charge de participer activement à la mise en place des budgets et aussi le suivi des engagements financiers en communicant sur cela avec la présidence. Le RAF a aussi la charge d’administrer l’ensemble des Ressources Humaines, en participant à leur développement et leur évaluation régulière.

3- Contexte

Environnement du poste :

Active depuis 1959, l’association l’Heure Joyeuse, reconnue d’utilité publique, à but non lucratif, est engagée dans la lutte contre toute forme d’exclusion sociale et professionnelle.

L’Heure Joyeuse développe à Casablanca et pour certaines régions rurales du Maroc des programmes dans 3 principaux pôles : la santé, l’Education et la formation professionnelle et l’insertion. Pour se faire l’Heure Joyeuse peut compter sur 122 institutions locales partenaires, en plus l’Heure joyeuse est un dispositif humaine composé de plus de 70 collaborateurs dont 30 bénévoles

Champs des relations :

 En interne :
 La présidence de l’Association ;
 Le comité d’administration ;
 Le directeur des Opérations ;
 Le Staff Administratif ;
 Les collaborateurs et Staff de l’HJ ;
 Les usagers des différents services et sites.
 En externe :
 Les bailleurs de fonds ;
 Les administrations publiques ;
 Les partenaires financiers et institutionnels.

4- Missions : Tâches et activités

Le Responsable administratif et financier aura pour mission de :

 Volet Administratif :

– Mettre à jour, ordonnancer, organiser et classer tous les documents administratifs nécessaires aux différents projets et à l’association ;
– Constituer et suivre les dossiers de subventions en particulier ceux de l’INDH ;
– Etablir et Suivre le déroulement des conventions avec les financeurs et partenaires ;
– Conseiller et apporter de l’appui à l’équipe opérationnelle à l’élaboration de la composante financière des projets ;
– Encadrer l’équipe de gestion administrative et veiller aux respect des procédures établies ;
– Gérer les relations avec les fournisseurs ;
– Assurer la gestion des biens et du patrimoine de l’association ;
– Assurer le suivi des événements et veiller sur le bon fonctionnement des instances de décision et de gestion de l’association : AG, C A, organisation des réunions… ;
– Assurer le suivi et l’actualisation de la base de données des adhérents et des partenaires ;
– Procéder à l’élaboration et à l’actualisation du manuel des procédures.

 Volet Financier :

– Etablir les budgets prévisionnels ;
– Suivre, optimiser et contrôler les achats et les stocks ;
– Gérer la trésorerie et assurer les relations avec les banques ;
– Communiquer régulièrement les éléments financiers au CA ;
– Réaliser des analyses sur la réduction des coûts ;
– Veiller sur le respect des limites budgétaires et la conformité des décisions en matière de dépenses ;
– Participer et valider le montage financier des propositions de projets ;
– Supervision comptable et productions des états financiers ;
– Elaboration des rapports financiers au profit des partenaires et bailleurs de fonds.

 Volet Financier :

– Veiller sur la mise en œuvre des procédures de gestion administrative du personnel ;
– Veiller au respect de la législation du travail ;
– Assurer le suivi et la vérification des frais de déplacement ;
– Contribuer à l’élaboration et au suivi du plan de formation ;
– Assurer la planification et la gestion des congés ;
– Gérer avec le responsable de la comptabilité l’élaboration et le traitement de la paie du personnel.

5-Indicateurs de performance

– La présence d’un manuel de procédures actualisées ;
– Les procédures mise en place sont respectées et appliquées ;
– La communication interne est fluide et disponible ;
– Les instances de gouvernances se tiennent d’une manière régulière ;
– L’ensemble des dossiers sont classés et bien ordonnancés ;
– Les bases de données des : bailleurs de fonds, partenaires, fournisseurs et bénévoles sont actualisées ;
– Le suivi des budget est réguliers et les états financiers exacts sont établis dans les délais.

6- Profil et compétences

 Définition du profil

– Niveau d’études : Bac + 4 minimum en gestion ;
– Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire ;
– Bilingue arabe /français et bonne connaissance en anglais
– Bonne maîtrise des outils de la bureautique ;
– Intérêt prononcé pour le travail social et associatif ;
– Capacités d’analyse et de synthèse
– Grande rigueur et sens de l’organisation ;
– Facilité d’adaptation et de communication ;
– Qualités relationnelles (écoute, négociation, animation) ;
– Aptitude à faire des propositions d’amélioration et à prendre des initiatives.

 Savoirs

– Connaissance du droit du travail
– Connaissance du droit des associations
– Connaissance du milieu associatif

 Savoirs faire

– Compétences en formalisation des procédures administratives et financières ;
– Maîtrise des règles et pratiques de bonne gestion administrative et financière ;
– Maîtrise des techniques comptables et financières : comptabilité générale, comptabilité analytique, gestion et comptabilité budgétaire…
– Capacité à rendre compte de son travail et à le valoriser ;
– Maîtrise des outils bureautiques et informatiques et des logiciels comptables ;
– Capacités rédactionnels.

 Savoir-être

– Aptitude à l’analyse et à la synthèse ;
– Rigueur et organisation ;
– Aptitude à l’anticipation ;
– Éthique professionnelle ;
– Aptitude au travail en équipe.

Veuillez déposer vos candidatures ( CV+ lettres de motivations) sur le mail : [email protected].

Dernier délais de dépôt de candidature le vendredi 18 Mai 2018 à 18h00.

 

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