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La Fondation Heinrich Böll (Heinrich Böll Stiftung – hbs) recrute assistant/e de bureau et réceptionniste

La Heinrich Böll Stiftung (hbs) est une fondation politique allemande proche au Parti Vert en Allemagne. Les piliers de notre travail sont les droits humains ainsi que l’appréciation de toute diversité. Nous œuvrons globalement envers la démocratisation et la transformation sociale et écologique de la société.

Nous cherchons un(e) assistant/e de bureau et réceptionniste.

Sous la direction de la Directrice l’assistante de bureau et réceptionniste assistera à mettre en œuvre les processus d’administration ; il/elle sera chargé de fournir la directrice les services de secrétariat ; il/elle sera la point d’accueil des visiteurs du bureau.

Tâches et responsabilités:

  • Relations partenaire par téléphone et accueil au bureau.
  • Correspondance en arabe, français et anglais ou allemand.
  • Approvisionnement, achat et commande de matériel de bureau, etc..
  • Maîtrise des logiciels de la hbs et autres (traitement de textes, courrier électronique, etc.).
  • Suivi du calendrier d’exécution des opérations, du bureau et de la Directrice.
  • Préparation des voyages et de missions, réservations des hôtels, etc.
  • Gérer la caisse de dépenses journalières.
  • Traiter la comptabilité relative aux voyages et aux différents déplacements de la directrice,
  • Etablir et gérer la base de contacts.
  • Gérer l’emploi du temps de la femme de ménage, du jardinier et du chauffeur
  • Relever des réunions internes et externes.
  • Organisations des événements en coopération avec l’équipe opérationnelle
  • Classer les documents.
  • Gestion du matériel et équipement électronique
  • Gérer toute correspondance (courrier, email, etc.) envoyé à la fondation impersonnellement,
  • Assurer le relai (point de contact du siège de la hbs à Berlin pour tout type de support: IT et autre),
  • Gérer les traductions commanditées par la fondation et la base de donnés des interprètes utilisés.

Profile:

  • Minimum Bac +3.
  • Expérience professionnelle dans un poste similaire souhaitée.
  • Capacité prouvée de travailler aussi bien seul qu’en équipe.
  • Bonne qualification de communication.
  • Excellente maitrise du français et de l’arabe (écrit et parlé).
  • Très bonne maitrise de la langue anglaise.
  • Disposition à voyager dans le pays, au niveau régional et international.
  • Autonomie et engagement.

L’offre d’emploi sera basée sur des droits du travail locaux.

Veuillez envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae détaillés en français, en anglais à : ma-info@ma.boell.org

Les demandes devraient être reçues avant le 20 Octobre 2016. Les demandes seront par la suite acceptées jusqu’à ce que le poste soit pourvu. Seules les candidatures acceptées seront contactées