Accueil / Offres d'emploi / IYF (Fondation Internationale pour la Jeunesse) recrute Assistant administratif

IYF (Fondation Internationale pour la Jeunesse) recrute Assistant administratif

IYF (Fondation Internationale pour la Jeunesse) investit dans le potentiel extraordinaire des jeunes. Depuis 1990, date de sa création, IYF constitue et entretient une communauté internationale d’entreprises, de gouvernements et d’ONG qui œuvrent ensemble pour l’autonomisation des jeunes pour en faire des citoyens sains, productifs et engagés. Les programmes IYF sont des catalyseurs de changement qui aident les jeunes à avoir une éducation de qualité, à acquérir des compétences nécessaires à l’employabilité, à faire des choix sains et à améliorer leur communauté. Pour plus d’informations, visitez  le site de IYF : www.iyfnet.org

DISCRIPTIF DU POSTE

L’Assistant administratif sera chargé de fournir un appui administratif et d’effectuer de nombreuses fonctions, y compris, mais sans s’y limiter, la coordination des activités de programme et d’ateliers de formations, relation avec les fournisseurs, et l’appui de l’équipe locale dans différentes fonctions administratives, incluant classement, gestion du calendrier, rédaction de correspondances, réception, secrétariat et réponse aux questions et demandes.

Le candidat idéal sera une personne avec une capacité prouvée à gérer plusieurs projets, respecter les délais et  priorités, et capable de travailler sous pression, au sein d’un environnement professionnel qui évolue rapidement. Il s’agitd’un poste à plein temps, basé au Maroc sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Nationale.

RESPONSABILITES

  • Fournir un soutien administratif au personnel. Il s’agira notamment de la préparation de toute la logistique, les ordres du jour, documents d’information, et de suivi relatives aux réunions.
  • Fournir un soutien administratif pour toutes les questions liées à l’administration et les opérations du bureau au Maroc.
  • Fournir un appui à la planification et la logistique des ateliers techniques, les réunions hors site et événements organisés par les parties intéressées, l’interfaçage avec les fournisseurs,  des consultants, et d’autres au besoin.
  • Préparer les réunions principales de la Directrice Nationale
  • Coordonner les  réunions internes et organiser les salles de conférence.
  • Gérer tous les aspects de la planification et la gestion des déplacements pour le personnel, les visiteurs et les consultants (régionaux, internationaux et compliqués).  Cela comprend la facilitation des documents de voyages, des visas,des réservations, le transport et l’hébergement à l’hôtel.
  • Appui au processus d’appels d’offres, incluant communication avec les fournisseurs potentiels, obtention des devis, préparation et formalités administratives, notamment des factures et formulaires d’achats.
  • Superviser le stock de fournitures de bureau et assurer le stock optimal opérationnel.
  • Maintenir à jour répertoire du personnel, bases de données de contacts et calendriers du bureau.
  • Effectuer toutes autres tâches administratives nécessaires.

LES RAPPORTS HIERARCHIQUES

Cette position sera directement rattachée à la Directrice Nationale Maroc.

QUALIFICATIONREQUISES

  • Licence dans domaine pertinent, administration, secrétariat, comptabilité ou tout autre filière pertinente avec les requis du poste.
  • 3 à 5 ans d’expérience pratique en tant qu’assistant, secrétaire ou autre rôle de soutien avec une ONG locale ou internationale au Maroc.
  • Expérience dans la logistique des voyages et de transport.
  • Connaissance et/ou expérience de travail dans un cadre de coopération internationale, économie et développement social, et connaissance des programmes de soutien à l’emploi des jeunes et/ou les services sociaux (p. ex. l’éducation, la santé) est requis.
  • Expérience de travail dans des  programmes financés par l’USAID préférable.
  • Bonne connaissances en anglais, en français et en arabe orales et écrites.
  • Capacité de traduire documents courants.
  • Forte communication interpersonnelle, communication et compétences analytiques.
  • Fortes compétences en informatique dans MS Word, Excel et PowerPoint.
  • Capacité d’analyse afin d’identifier et établir des priorités, et faire preuve de minutie et attention au détail et d’une manière professionnelle.
  • Excellentes compétences en communication, en traitant avec une grande variété de personnes de nombreux pays, de cultures et de langues différentes.
  • Démontrer un esprit d’équipe, une aptitude très efficace et très dynamique en gestion du temps,des taches et de ses responsabilités. Travailleur acharné, et  flexible en style et un avec la plus haute intégrité personnelle.
  • Engagement à l’égard du développement international et axée sur les valeurs et l’environnement de travail.

EMPLACEMENT:Rabat, Maroc

Pour Postuler

Veuillez soumettre les documents suivants en anglais via e-mail à [email protected]

Objet du Mail « Morocco Administrative Assistant »

Dernier délais de réception des candidatures est le 16 Juin 2014 à 17h.

Les candidatures seront étudiées à la réception
Les personnes éligibles pour cette position sont les personnes ayant un statut légal de travailler et résider au Maroc, cette position est locale. Les marocains de nationalité sont encouragés à soumettre leurs candidatures.

À propos Responsable de publication