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GIZ recrute trois Assistant(e) administratif-ive pour le programme PRRH

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH, International Services, organise un appel à candidature pour trois postes d’Assistant(e) administratif-ive pour le programme PRRH

Date limite de réception des candidatures : 25 Décembre 2015

Description du poste

  1. Domaine de responsabilité

L’assistant-e administratif-ive, a pour principale responsabilité la coordination des activités administratives, comptables et logistiques et le soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

  1. Attributions
  1. Gestion de l’accueil et du secrétariat de l’assistance technique
  • Gestion des appels téléphoniques et accueil des visiteurs ;
  • Gestion et transmission des fax et des courriers entrants et de leur archivage Facilitation de l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du Programme, avec les partenaires et autres institutions ;
  • Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions ;
  • Veille au bon fonctionnement de l’équipement informatique en organisant les interventions du prestataire en charge de la maintenance de ces derniers;
  • Veille à la sauvegarde informatique des informations
  • Gestion des travaux quotidiens au bureau ;
  1. Gestion des déplacements:
  • Appui à l’organisation des déplacements des différents experts sur les chantiers et réunions du Programme (Réunions de travail avec le partenaire, réunions de chantier,…) ;
  • Traitement des décomptes des frais de déplacement selon les règles de la GIZ ;
  • Veille au bon fonctionnement des véhicules et de leur entretien régulier (Plan de maintenance et réparation des véhicules);
  • Contrôle de la bonne tenue des carnets de bord, de la feuille carburant, feuilles entretien par les chauffeurs ;
  • Contrôle de l’état des véhicules et la bonne application par les chauffeurs des règles établis par la GIZ et par l’assistance technique (Fiches de poste des chauffeurs, …) ;
  • Gestion des heures supplémentaire des chauffeurs après l’avoir contrôlée par rapport aux fiches de mission.
  • Gestion des réservations des billets d’avion, d’hôtel en fonction des missions des experts (demande de devis, confirmation de commande, …)
  1. Gestion des fournitures et achats / Inventaires :
  • Gestion des fournitures et matériels de bureau, tenir et mettre à jour la liste d’inventaire;
  • Gestion des achats selon les règles en vigueur de la GIZ et mise à jour mensuelle des classeurs achat. Relance et suivi des fournisseurs pour le respect des exigences contractuelles.
  1. Gestion documentaire de la mission
  • Préparation, envoi des rapports d’avancement du programme élaborés par l’assistance technique ;
  • Préparation, envoi et réception des documents administratifs et des rapports d’expertises vers le bureau de la GIZ à Rabat ainsi que vers les différents partenaires du programme
  • Traitement et gestion du système de classement et d’archivage de façon régulière selon les règles de la GIZ (Gestion des registres d’entrées sorties de documents,
  • Classement des documents sur les serveur, classement des documents dans les archives, …).
  1. Comptabilité
  • Gestion de la caisse du Programme avec une mise à jour du journal de caisse selon les procédures de la GIZ ; (Gestion des justificatifs de dépense, Gestion des avances,….)
  • Gestion de la banque du Programme avec à jour du journal de banque selon les procédures de la GIZ ;
  • Gestion budgétaire et suivi régulier des dépenses engagées dans le cadre du Programme;
  1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette offre doivent impérativement :

  • Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) en sciences économiques, gestion administrative ou diplôme équivalent;

Expérience professionnelle :

  • Disposer d’une expérience d’au moins d’un an. Une expérience au sein de la GIZ est fort souhaitée ;
  • Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’anglais et de l’allemand serait appréciée ;
  • Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, Access, PowerPoint) ;
  • Etre capables de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;

Lieu d’affectation : Ville de Casablanca

Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 01/01/2016   jusqu’au 15/12/2017

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : [email protected] avant le 25/12/2015, en mentionnant « Rec. IS Casa Assistante». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au prof