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GIZ recrute Chargé(e) d’Administration pour le programme « TAM III – Appui aux très petites, petites et moyennes entreprises »

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste de Chargé(e) d’Administration pour le programme « TAM III – Appui aux très petites, petites et moyennes entreprises »
 Date limite de réception des candidatures : 14/08/2015

La GIZ est un prestataire de services de coopération internationale actif au niveau mondial, présent au Maroc depuis 1975. Avec ses partenaires, elle met au point des solutions efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent durablement leurs conditions de vie. À son titre d’entreprise fédérale d’utilité publique, la GIZ soutient beaucoup de secteurs et un grand nombre de clients nationaux et internationaux dans la mise en œuvre de leur coopération bilatérale, régionale et internationale.

Les gouvernements marocain et allemand ont défini des secteurs prioritaires dans la politique de coopération qui constituent la base des différents programmes et projets : Energies renouvelables, environnement et changement climatique, gestion et utilisation durable des ressources ainsi que le développement économique durable. Les institutions allemandes actuelles, disposent d’un large éventail d’instruments qui leur permettent de faire face à un grand nombre de défis. Basée sur une expérience professionnelle approfondie et une confiance mutuelle, la coopération maroco-allemande constitue un pilier pour la paix dans la région.

A travers ses projets globaux, régionaux et bilatéraux, la GIZ contribue d’une manière signifiante au développement durable du Maroc.

  1. Domaine de responsabilité

Le/la Chargé(e) d’Administration a pour principale responsabilité d’assurer l’assistance à la Conseillère Technique Principale (CTP), veiller à la bonne organisation du bureau, préparer et établir des contrats, gestion de matériel, et la communication interne et externe du programme. Son supérieur hiérarchique est le conseiller/la conseillère  technique principal du projet. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.

 Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

 Attributions

  1. Assistance à la Conseillère Technique Principale (CTP)
  2. Organisation du bureau TAMIII
  3. Préparation et Etablissement des contrats
  4. Gestion du matériel
  5. Communication interne et externe du programme

 Assistance à la Conseillère Technique Principale (CTP)

  • Gérer le calendrier de la CTP
  • Assurer le classement des documents de la coordination du programme et du Cluster NAWI physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS
  • Assurer la correspondance de la CTP en bonne et due forme
  • Organisation du bureau TAMIII
  • Accueillir les visiteurs
  • Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, que est de son / sa responsabilité, menant au respect des règles et des délais de la GIZ
  • Assurer la gestion du système de classement du programme, qui respecte la classification et les règles de la GIZ
  • Assurer la gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS
  • Actualiser régulièrement la liste des adresses de l’équipe et des partenaires et consultants
  • Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et autres
  • Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs
  • Suivre et contrôler le carnet de bord ainsi que la consommation mensuelle du véhicule de service
  • Organiser le transport des collaborateurs pour des sortis de service
  • Suivre et contrôler le carnet de bord ainsi que la consommation mensuelle du véhicule de service.
  • Veiller sur les heures supplémentaires des chauffeurs
  • Préparation et Etablissement des contrats
    • Préparation des contrats pour être établi par le bureau GIZ et le siège
    • Etablir les contrats internes
    • Assurer les achats, y inclus traiter les devis, etc.
    • Assurer les réservations d’hôtel et les billets d’avion
    • Gérer les contacts avec les fournisseurs

 Gestion du matériel

  • Assurer que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
  • Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.
  • Communication interne et externe du programme
  • Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du programme et de l’équipe avec les partenaires et autres institutions
  • Prise de notes et préparation des comptes rendus des réunions
  • Rédiger des supports de communication, comme des fiches de projets, des informations pointues sur les résultats de programme pour le bureau GIZ et autres
  1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification et expériences professionnelles:

 Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) ;

  • Expérience professionnelle d’au moins 5 ans comme secrétaire / Office Manager, de préférence dans une institution internationale

Compétences requises :

 Expérience avéré de rédiger les documents de projet et des PV

  • Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’allemand et de l’anglais serait appréciée ;
  • Avoir de connaissances avérée en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
  • Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’allemand et de l’anglais serait appréciée ;
  • Excellente capacité de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
  • Excellente capacité de rédaction des documents, de maitrise du matériel de communication
  • Excellente capacité de s’exprimer par écrite et oralement
  • Excellente capacité de construire des partenariats et de gérer des communications entre plusieurs acteurs
  • Sens élevé de la responsabilité et l’esprit d’initiative ;
  • Avoir une capacité d’anticipation ;
  • Avoir un sens critique et autocritique élevé ;
  • Etre méthodique, organisé et rigoureux

 Lieu d’affectation Ville de Rabat, avec des possibles déplacements selon les nécessités du programme

Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 01/09/2016 jusqu’au 31/08/2018

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :

[email protected] avant le 14/08/2016, en mentionnant « Rec. Chargée. Adm. TAM ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.

 

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