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GIZ recrute Chargé(e) d’Administration au sein du projet « Promotion de la gestion de proximité dans les communes urbaines »

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH organise un appel à candidature pour un poste de Chargé(e) d’Administration au sein du projet « Promotion de la gestion de proximité dans les communes urbaines ».

Date limite de réception des candidatures: 25/10/2015

Domaine de responsabilité

Le/la Chargé(e) d’Administration a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la gestion des contrats, la comptabilité du bureau, ainsi que la communication interne et externe et le soutien à l’équipe du bureau pour toutes les mesures nécessaires à la bonne mise en œuvre et au développement des projets.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

Attributions

  1. Secrétariat et administration

Le/la titulaire du poste :

  • Assure le bon fonctionnement du secrétariat ;
  • Assure l’organisation des réunions internes, ateliers et autres selon le besoin de l’équipe technique ;
  • Organise et suit le calendrier commun;
  • Assure la prise de rendez-vous pour l’équipe technique du projet;
  • Assure les activités de communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau de la GIZ;
  • Etablit et met à jour des listes de contact de l’équipe et des partenaires du projet.

 

  1. Logistique et organisation

Le/la titulaire du poste :

  • Assure la préparation et le suivi des missions d’expert-e-s à court terme ;
  • Appuie la préparation et l’organisation des voyages au Maroc et à l’étranger : préparation des ordres de missions des conseillers, réservation et achat des billets, demande de visas, préparation de tableaux de demande d’avances sur frais de mission, préparation physique des décomptes de frais de mission avant transfert au service financier ;
  • Assure la mise à jour de la liste trimestrielle des missions des expatriées à l’étranger ;
  • Assure le volet logistique dans l’organisation de réunions internes, séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges et autres : appel à consultations, réservation d’hôtels ; traiteurs, location véhicules, travaux d’impression, suivi et transfert au service financier ;
  • Organise les déplacements des collaborateurs/trices ;
  • Achète les billets d’avion pour collaborateurs/trices et partenaires ;
  • Supervise l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs ;
  • Suit et contrôle les carnets de bords ainsi que la consommation mensuelle des véhicules de service ;
  • Traite le courrier, répond au téléphone et établit une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles et logistiques, menant au respect des règles et des délais de la GIZ ;
  • Co-rédige les TDR des consultants et rédaction des TDR des stagiaires contractuels avec le projet ;
  • Assure le suivi et la facilitation des demandes de franchise douanière de tout matériel importé auprès du partenaire local et en concert avec le Bureau GIZ ;
  • Assure la gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS.

 

  1. Gestion comptable

Le/la titulaire du poste :

  • Assure, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants / prestations de service ;
  • Assure l’établissement des décomptes de frais de missions en concertations avec les concernés ;
  • Gère la comptabilité du projet ;
  • Gère la caisse et le compte bancaire du projet ;
  • Soutient la préparation du contrôle interne.

 

  1. Gestion du matériel 

Le/la titulaire du poste :

  • Assure que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement ;
  • Gère et suit le stock des fournitures de bureau ;
  • Assure le bon fonctionnement et la gestion des équipements informatiques et téléphoniques en coordination avec la société de maintenance ;
  • Tienne un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ ;
  • Veille au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien ;
  • Gère le système de classement physique et électronique du projet, tout en respectant la classification et les règles de la GIZ ;
  • Assure les travaux de scan, photocopies et impression ;
  • Assure l’établissement et la mise à jour de la liste d’inventaire du projet.

 

Qualifications, expérience requises et compétences

 

Qualifications :

Diplôme d’un établissement d’études supérieures (Bac+ 2/4) en gestion et administration des organisations.

 

Expérience professionnelle :

  • Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion administrative ;
  • Expérience dans la gestion des projets ;
  • Expérience d’au moins 2 ans dans un organisme internationale.

 

Connaissances linguistiques :

Excellente maîtrise du français – la connaissance de l’arabe et/ou de l’allemand et/ou de l’anglais sera considérée comme un atout.

 

Connaissances en informatique :

Bonne connaissance en Informatique : programmes usuels tels que Word, Excel, PowerPoint, Access.

 

Autres compétences

  • Excellentes capacités de gestion, de communication et d’organisation ;
  • Autonomie dans le travail ;
  • Esprit de travail en équipe;
  • Attitude centrée sur les clients et les services ;
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions ;
  • Capacité d’initiative et d’adaptation à de nouvelles exigences du projet ;

 

Lieu d’affectation : Ville de Rabat

 

Durée du contrat : 01.11.2015 au 31.08.2019

 

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : [email protected] avant le 25/10/2015, en mentionnant « Rec. Chargé(e). Adm. CoMun ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.

 

 

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