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GIZ recrute Assistant(e) de direction au bureau de la GIZ au Maroc

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d’Assistant(e) de direction au bureau de la GIZ au Maroc

Date limite de réception des candidatures : 25/03/2016

La GIZ est un prestataire de services de coopération internationale actif au niveau mondial, présent au Maroc depuis 1975. Avec ses partenaires, elle met au point des solutions efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent durablement leurs conditions de vie. À son titre d’entreprise fédérale d’utilité publique, la GIZ soutient beaucoup de secteurs et un grand nombre de clients nationaux et internationaux dans la mise en œuvre de leur coopération bilatérale, régionale et internationale.

Les gouvernements marocain et allemand ont défini des secteurs prioritaires dans la politique de coopération qui constituent la base des différents programmes et projets : Energies renouvelables, environnement et changement climatique, gestion et utilisation durable des ressources ainsi que le développement économique durable. Les institutions allemandes actuelles, disposent d’un large éventail d’instruments qui leur permettent de faire face à un grand nombre de défis. Basée sur une expérience professionnelle approfondie et une confiance mutuelle, la coopération maroco-allemande constitue un pilier pour la paix dans la région.

A travers ses projets globaux, régionaux et bilatéraux, la GIZ contribue d’une manière signifiante au développement durable du Maroc.

  1. Domaine de responsabilité

La direction de la GIZ Maroc est responsable pour la gestion et le développement du Portfolio de la GIZ Maroc, inclus des projets Régionaux et Globaux, les relations avec les partenaires de Coopération marocain, Allemagne, d’autres acteurs bilatéraux et internationaux.

Les assistant(e)s du directeur résidents ont les responsabilités suivantes :

  • Organisation générale et la coordination du Secrétariat du Bureau de la GIZ
  • Exécution quotidienne de toutes les activités relevant du domaine de compétences attribué ;
  • Représentation du Bureau centrée sur les clients et le service
  • comportement donnant une bonne impression du Bureau national par une attitude prévenante vis-à-vis des clients

Dans ce sens, les taches du secrétariat sont les suivants. :

  1. Attributions
  • Organisation :
  • Gère l’agenda du Directeur Résident et ses réunions.
  • Organise des rendez-vous, réunions, réceptions, conférences, ateliers, et autres manifestations officielles du Directeur
  • Prépare agenda des réunions (JF, réunions internes et externes)
  • Prépare/ rassemble les documents nécessaires pour les réunions du Directeur
  • Rédige des procès-verbaux des réunions
  • Gère les demandes d’autorisation de voyage
  • Assure le traitement des décomptes de frais de mission selon la norme de la GIZ et dans les meilleurs délais
  • Mettre en place une structure de classement des documents efficace et qui répond aux règles de la GIZ, aux attentes du directeur résident et porte folio manager.
  • Assure la qualité de l’actualisation du classement (documents/ dossiers du directoire, liste des noms, adresses, numéros de téléphone, e-mail des différentes institutions, Ministères, Organisations internationales, ONG, et services étatiques, DMS, réseau bureau, projet, documents sur les bâtiments…etc)
  • Correspondances :
  • Assure la gestion des correspondances en concertation avec le directeur résident et la Portfolio manager:

Courrier postal, électronique adressé au directeur résident et à l’adresse GIZ Maroc

Clarification avec les collaborateurs/trice

Rédaction des lettres…etc.

  • Service téléphonique :
  • Assure les services téléphoniques relatifs au Directeur Résident
  • Sécurité :
  • Assiste le directeur résident à la mise à jour régulière du plan de sécurité de la GIZ au Maroc.
  • Participe la mise en œuvre des mesures de sécurité en concertation avec le directeur résident
  • Assure l’actualisation journalière de listes (d’absences, de déplacements des expatriés et consultants en missions au Maroc).
  • Assure l’actualisation trimestrielle de « Infoheft »
  • Informe sur les irrégularités en relation avec le processus de sécurité
  • Soutenir le directeur résident en cas de crise
  • Assure l’élaboration du rapport annuel d’évaluation des bâtiments de la GIZ
  • Elabore et assure la mise en œuvre des mesures adéquates de la sécurité des bâtiments de la GIZ
  • Etre en veille sur tous les aspects en relation avec la sécurité du personnel et des bâtiments.
  • Autres :
  • Prépare des traductions (brèves et occasionnelles)
  • Gestion des Statistiques de la GIZ Maroc
  • Assure l’élaboration du rapport annuel du bureau
  • Prendre la responsabilité pour des produits spécifiques de la GIZ Maroc
  • Soutien les autres départements du bureau de la GIZ dans la réalisation, de leurs activités (Dept. Achat, Finance, Ressource Humain, Portfolio et relations publique)
  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
  1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

  • Issu(e) d’une formation initiale supérieure en économie, gestion ou sciences politiques et titulaire d’un Bac +4/+5, d’une grande université ou école de commerce ou diplôme équivalent

Expérience professionnelle

  • Expérience d’au moins de 5 ans dans le domaine de la gestion administrative et/ou d’un secrétariat niveau gestion d’une institution/entreprise/secteur publique
  • Expérience dans la gestion des projets est un avantage
  • Expérience d’au moins 2 ans à l’international.
  • Expérience professionnelle dans une entreprise allemande souhaitée

Autres connaissances/compétences

  • Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Maitrise de langue selon la norme européenne :
  • Allemand, Français et Arabe : C2
  • Anglais : B2
  • Excellentes capacités de gestion, d’organisation et coordination
  • Excellentes qualités relationnelles et de communication
  • Gestion autonome des dossiers multiple et complexe avec une grande capacité de la prise décision
  • Sens de responsabilité
  • Bon esprit d’équipe et d’initiative
  • Grande fiabilité et loyauté
  • Traitement confidentiel des informations
  • Les services du secrétariat sont entre 8 heures et 18 heures
  • Les candidatures des hommes et des femmes sont les bienvenues
  • Lieu d’affectation  : Ville de Rabat
  • Type du contrat  : CDI

 

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : [email protected] avant le 25/03/2016, en mentionnant « AS Bureau». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.