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GIZ recrute Assistant(e) Administratif(ve) du Programme : Promotion de l’Emploi à Travers l’Efficacité Energétique et les Energies Renouvelables dans les Mosquées

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d’Assistant(e) Administratif(ve) du Programme : Promotion de l’Emploi à Travers l’Efficacité Energétique et les Energies Renouvelables dans les Mosquées –  Mosquées Vertes Date limite de réception des candidatures : 05/09/2015. Domaine de responsabilité L’assistant(e) administratif/ve a pour principale responsabilité d’assurer l’appui au bon fonctionnement administratif, logistique, communication interne et externe, la documentation et le soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ constitue la base de travail. L’Assistant(e) Administratif (ive) sera chargé(e) des activités suivantes :

  1. Attributions

Secrétariat et administration Le/la titulaire du poste :

  • Assure le bon fonctionnement du secrétariat ;
  • Assure l’organisation des réunions internes, ateliers et autres selon le besoin de l’équipe technique.
  • Organise et suit le calendrier commun énergie et dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir ;
  • Assure l’accueil des visiteurs ;
  • Assure la prise de RDV pour l’équipe technique du projet selon besoin ;
  • Assure les tâches de communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau de la GIZ (courrier, fax, téléphone, correspondances) ;
  • Gère le système de classement physique et électronique du projet, tout en respectant la classification et les règles de la GIZ ;
  • Assure les travaux de scan, photocopies et impression ;
  • Gère et suit le stock des fournitures de bureau ;
  • Soutient à la préparation du contrôle interne ;
  • Assure l’établissement et la mise à jour de la liste d’inventaire du projet.
  • Etablit et met à jour des listes de contact (noms, adresse, numéros de téléphone et e-mail) de l’équipe et des partenaires du projet ;
  • Assure le bon fonctionnement et la gestion des équipements informatiques et téléphoniques en coordination avec la société de maintenance ;

Logistique et organisation Le/la titulaire du poste

  • Assure la préparation et le suivi des missions d’expert à court terme ;
  • Appuie la préparation et l’organisation des voyages au Maroc et à l’étranger, préparation des ordres de missions des conseillers, réservation et achat des billets, demande de visas, préparation de tableaux de demande d’avances sur frais de mission, préparation physique des décomptes de frais de mission avant transfert au service financier ;
  • Achat de billets d’avion pour collaborateurs et partenaires ;
  • Assure la mise à jour de la liste trimestrielle des missions des expatriés à l’étranger ;
  • Assure le volet logistique dans l’organisation de réunions internes, séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges et autres : appel à consultations, réservation d’hôtels, traiteurs, location véhicules, travaux d’impression, suivi et transfert au service financier.
  • Assure l’établissement des décomptes de frais de missions en concertations avec les concernés.
  1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

  • Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) en sciences sociales, sciences économiques, gestion administrative ou un autre domaine apparenté
  • Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire
  • Très bonne connaissance du français et de l’arabe; connaissances en allemand et en anglais vivement souhaitées
  • Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires.
  • Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral ; excellentes qualités rédactionnelles.

Expérience professionnelle

  • Expérience de 1 à 3 an(s) dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable ;
  • Expérience dans la gestion des projets ;
  • Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale.

Autres connaissances/compétences

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Bonnes capacités de gestion et d’organisation
  • Esprit d’équipe
  • Attitude centrée sur les clients et les services
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions.

Lieu d’affectation        Ville de Rabat

Durée du contrat          du 15 septembre 2015 au 31 Décembre 2017.

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :[email protected] avant le 05/09/2015, en mentionnant « Rec. ASSAD PETEEER M». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.