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GIZ recrute Assistant(e) administratif-ive au sein du projet PEJ

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste d’assistant(e) administratif-ive au sein du Projet « Promotion de l’Emploi des Jeunes en Milieu Rural » (PEJ). Le projet PEJ ambitionne d’élaborer et de mettre en œuvre une approche intégrée de promotion de l’emploi visant à agir à la fois sur l’offre et la demande d’emploi, ainsi que sur le fonctionnement du marché du travail. Il a pour objectif l’amélioration de la situation de l’emploi des jeunes femmes et hommes des régions de Taza-Al Hoceima-Taounate et de Fès-Boulemane.

Date limite de réception des candidatures : 30/03/2016

Description du poste

  1. Domaine de responsabilité

Le/la assistant(e) d’Administration a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la gestion et le suivi des contrats, la comptabilité, l’organisation du bureau.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

  1. Attributions
  2. Organisation administrative et logistique
  • Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et autres.
  • Organiser le transport des collaborateurs.
  • Suivre et contrôler le carnet de bords ainsi que la consommation mensuelle du véhicule de service.
  • Superviser l’utilisation des véhicules du projet conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
  • Traiter le courrier, répondre au téléphone, préparer les consultations de devis contradictoire auprès des fournisseurs et prestataires de service.
  • Assurer le suivi des contrats des consultants avec le Bureau de la GIZ au Maroc ainsi qu’avec les collaborateurs du projet
  • Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ au Maroc.
  • Assurer le suivi et la facilitation des demandes de franchise douanière de tout matériel importé auprès du partenaire local et en concert avec le Bureau GIZ au Maroc.
  • Prise de notes et préparation des comptes rendus des réunions.
  • Assurer la gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
  • Assurer la gestion de la documentation physique et électronique (inclus l’insertion des documents dans DMS)
  • Exécuter d’autres tâches administratives selon les instructions du CTP.
  • Sur demande des Conseillers Technique (CT), assister à des recherches sur l’Internet.
  1. Gestion comptable
  • Assurer, le traitement des décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants et prestations de service.
  • Gérer la comptabilité du projet.
  • Gérer la caisse et le compte bancaire du projet.
  1. Gestion du matériel
  • Assurer que la Composante soit approvisionnée en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
  • Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements, matériels et logiciels du bureau ainsi qu’à leur entretien.
  1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

  • Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) en sciences sociales, sciences économiques, gestion administrative.
  • Avoir de très bonnes connaissances en informatique : Windows, Word, Excel, PowerPoint ;
  • Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
  • Avoir de très bonnes connaissances en matière de comptabilité.

Expérience professionnelle :

  • Expérience de 1 à 3 an(s) dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable ;
  • Expérience dans la gestion des projets ;
  • Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale.

Lieu d’affectation principale : Fès.

Poste à pourvoir à partir du 10/04/2016 jusqu’au 31/12/2017

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : [email protected] avant le 30/03/2016, en mentionnant «Nom +Assis-PEJ ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.

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