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GIZ Assistant(e) Administratif/ive

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste d’Assistant(e) Administratif/ive dans le cadre des activités du Projet  TAM/SOF « Fonds Flexible de la Politique Structurelle et Règlementaire  » à Rabat

Date limite de réception des candidatures : 24/06/2013
 
Mission

L’assistant-e  administratif-ive  a  pour  principale  responsabilité  d’assurer  le  fonctionnement administratif, la communication interne et externe, la documentation et la comptabilité dans le cadre des activités du Projet TAM/SOF « Fonds Flexible de la Politique Structurelle et Règlementaire  » et le
soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail. 
 
Dans ce sens, le-la titulaire du poste aura les attributions suivantes :
 
1.  Organisation administrative et logistique

  • ƒ Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et  autres.
  • ƒ Organiser le  transport des collaborateurs. 
  • ƒ Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
  • ƒ Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
  • ƒ Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ.
  • ƒ Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du projet avec les partenaires et autres institutions.
  • ƒ Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions.
  • ƒ Gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
  • ƒ Gestion  de  la  documentation  physique  et  électronique  du  projet  inclus  l’insertion  des documents dans DMS.

2.  Gestion comptable

  • Assurer, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants / prestations de service.
  • Gérer  la comptabilité du projet.
  • Gérer la caisse et le compte bancaire du projet.

3.  Gestion du matériel

  • ƒ  Assurer  que  le  Programme  soit  approvisionné  en  fournitures  de  bureau  et  autres  matériels pour son fonctionnement.
  • ƒ  Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
  • ƒ  Veiller  au  bon  fonctionnement  des  équipements    et  matériels  de  bureau  ainsi  qu’à  son entretien.

Qualifications, compétences et expérience requises
 
Qualification: 

Le poste nécessite les qualifications suivantes:

  • ƒ Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+3) ;
  • ƒ Avoir  une  excellente  maîtrise  de  l’arabe  et  du  français,  la  connaissance  de  l’anglais  ou  de l’allemand serait appréciée ;
  • ƒ Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
  • ƒ Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
  • ƒ Souhaiter travailler sur les sujets suivants : Biodiversité, changements climatiques, économie de l’environnement,  genre. 

Expérience professionnelle: 
 

  •  Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable;
  • ƒ Expérience dans la gestion des projets;
  • ƒ Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale; 

Lieu d’affectation : Ville de Rabat –avec missions de temps en temps dans tout  le Maroc.
 
Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 01/07/2013 jusqu’au 30/09/2013 avec prolongation prévue jusqu’à 30/09/2015

Les  dossiers  de  candidatures,  composés  d’une  lettre  de  motivation  et  d’un  curriculum  vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :  [email protected]  avant  le  24/06/2013,  en  mentionnant  « Rec.  Ass.  Adm.  TAM « SOF  ».

Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.