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Fondation Zakoura recrute une assistante de direction

Fonction Assistante de Direction Rattachement hiérarchique  Directrice Générale Missions Assister la Directrice Générale Faciliter la circulation de l’information au sein de la Fondation Orienter et conseiller dans leurs démarches, les interlocuteurs internes et externes formulant une demande Recueillir et traiter les informations émanant ou communiquées à la Direction Générale Gérer et assurer le suivi des dossiers qui vous sont confiés Responsabilités Mission1 : Gestion des appels téléphoniques Traitement des appels téléphoniques de la Direction Générale Etablissement des contacts directs de Directrice Générale avec l’extérieur Mission2 : Traitement du courrier Envoi du courrier Bureau d’ordre : Enregistrer, trier et dispatcher le courrier reçu organisation et tenue à jour du classement du courrier de la direction Générale et du service partenariat (entrant et sortant) Mission3 : Assurer le secrétariat du Directeur Général Gestion de l’agenda, planning et voyages de la Directrice Générale, et la prise des RDV Tenue à jour du fichier des contacts Organisation des dossiers de la Directrice Générale Recherches documentaires (Internet …) Rédaction des courriers, notes et supports écrits, comptes rendus de réunions et mise en page des documents Représentation de la direction générale en interne tout comme en externe Préparation des réunions : convocations, préparation des dossiers (AG, CA, réunions du personnel, réunion du comité de direction, réunions de suivi…) Collecte d’informations, de données et de documents Mission 4 : Suivi des opérations courantes Coordination du comité de direction et suivi des plans d’action Suivi et coordination des diverses missions ponctuelles Gestion de la logistique des évènements et des réunions (calendrier et fréquences, réservation des salles, duplication des dossiers, etc.), Organisation la logistique des missions à l’étranger, d’actions de formation : réservation locaux, buffet, repas, transport, commandes et dépenses s’y rapportant.… Mise en œuvre et suivi du plan de motivation et de fidélisation du personnel de la Fondation Mission 5 : Divers Participation aux quelques fonctions support pour la Direction Générale (Achats, maintenance, logistique …) Réservations hôtel et achat de billet de transport Compétences requises Compétences et connaissances professionnelles : Bonne pratique d’Excel, maîtrise de Word, d’Internet et des messageries électroniques. Parfaite maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral Maîtrise de l’anglais Respect des échéances communiquées par la Direction Respect de la confidentialité des informations et des données avec grande discrétion en interne comme à l’externe (la confidentialité est centrale pour ce poste) Capacité d’organisation et gestion du temps Savoir faire face aux situations d’urgence et être capable de gérer efficacement les multitâches pendant les périodes de pic de travail Qualités professionnelles : Initiative et autonomie Sens de l’organisation et respect des échéances Anticipation sur les imprévus Esprit d’équipe et aptitude à travailler en collaboration Discrétion, respect de la confidentialité Savoir-faire relationnel Qualités relationnelles développées Capacité d’adaptation Dynamisme Diplôme : Formation supérieure Expérience Professionnelle  Une expérience significative en qualité d’Assistante de Direction Deux références obligatoires Conditions et modalités Type du contrat : CDI Modalités d’envoi des candidatures Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation + CV) avec en titre Candidature Assistante de Direction à : [email protected] Date de fin de validité de l’annonce 30/12/2014

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