Accueil / Offres d'emploi / Assistant /e logistique et administration

Assistant /e logistique et administration

Oxfam souhaite couvrir le poste d’Assistant/e logistique et administration pour son bureau à Rabat.

  1. Contexte

Présent depuis 1991 au Maroc, Oxfam mobilise le pouvoir citoyen et lutte pour un monde juste sans pauvreté, en travaillant en étroite collaboration avec près d’une trentaine d’organisations partenaires et des alliés aux niveaux local, national, régional et international.

Dans le contexte de transformations politiques et sociales qui touchent la plupart des pays de la région, Oxfam travaille conjointement avec des associations locales partenaires et des alliés afin que les populations du Maroc, en particulier les jeunes et les femmes, puissent influencer les décisions qui les touchent et assurer le respect de leurs droits fondamentaux pour un avenir meilleur.

La vision d’Oxfam est d’un Maroc où la participation citoyenne active amène à la réduction des inégalités socio-économiques et de genre.

Pour aboutir à cette vision, Oxfam estime que des changements doivent se produire à trois niveaux:

  • dans l’accès aux droits économiques et sociaux,
  • dans l’accès à une vie libre de violence pour les femmes et les filles,
  • et à travers une meilleure gouvernance des politiques socio-économiques qui garantit un accès équitable aux ressources et aux services surtout pour les plus vulnérables.
  1. Nom du Poste

Assistant/e logistique et administration.

  1. Objectifs du poste

Appuyer le BSM (Business Support Manager) dans des tâches précises (logistique et administrative) et prendre la responsabilité de certaines tâches déléguées selon les instructions du BSM et suivant les normes d´Oxfam, afin d’assurer une bonne gestion de la logistique dans le bureau et appuyer les activités des projets.

4.     Principales responsabilités du poste et obligations de rendre compte

4.1 GESTION DES APPROVISIONNEMENTS.

  • Conseiller et exécuter les réquisitions et dossiers d´achat (RFQ, CBA, PO ; etc..) en fonction des priorités opérationnelles, en collaboration avec le BSM.
  • Etablir toute la documentation (réquisitions, cotations, reçu de paiement…) relatives aux paiements des journaliers et des contrats
  • Assurer que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats d´Oxfam.
  • S´assurer que tous les achats soient effectués en fonction des standards de qualité et des procédures d´achat d´Oxfam et s’assurer du meilleur rapport qualité- prix.
  • Rédiger les contrats de biens, travaux et services de faibles montants ou standard (carburant, location véhicules ; etc.…)
  • Actualiser les tableaux de suivi de réquisitions, contrats et que la base de données fournisseurs (incluant prix, services, disponibilité, garantie…) de manière quotidienne/hebdomadaire sous Box.
  • Veiller à ce que tous les documents relatifs à l’Approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement Oxfam (Bon de commande, reçus, etc.…)
  • S´assurer du bon archivage et des documents relatifs à l´approvisionnement (scan sous Box) en fonction des normes et procédures Oxfam.
  • Rechercher des nouveaux fournisseurs potentiels, récolter des données pour de futurs achats.
  • Gérer le stock du bureau (mis à jour des fiches de stock, inventaire physique trimestrielle et mise à jour de l´inventaire en temps réel)

4.2 GESTION DU PARC VEHICULES

  • Assurer le mode de transport le plus approprié pour le transport de marchandises, matériels et de personnes.
  • Garantir une bonne planification des mouvements.
  • Etablir et suivre une fréquence pour la maintenance et les services.
  • Garantir que les véhicules ont les équipements nécessaires pour leur fonctionnement.
  • Mettre en place l´outil de gestion et de suivi de consommation en carburant et lubrifiant et assurer le calcul de la consommation mensuelle à travers le system Oxfam Tracpoint.
  • Suivi et mise en place d´un contrat cadre avec une station-service (ou marque) et un garage mécanique, optimisant le suivi.

4.3 ACCOMPAGNEMENT DES PARTENAIRES

  • Appuyer le BSM dans la formation en logistique des partenaires locaux, basé sur les principes PARCEL
  • Gérer les plans de renforcement sur le volet logistique, validés entre Oxfam et les partenaires

       4.4 ADMINISTRATION :

  • Appuyer le BSM dans la procédure administrative d´exonération TVA.
  • Appuyer le BSM dans la gestion des assurances (maladie, travail, voitures.)
  • Gérer les questions administratives des maisons et du bureau.
  • Gérer le registre des contrats de bail et autres contrats.
  • Assurer les réservations des salles de réunion.
  • Assurer les réservations et confirmations des hébergements du staff et visiteurs.
  • Responsable des réservations des billets d’avion et assurer leurs achats.

4.5 AUTRES

  • Participer aux réunions de planification logistique ou d´équipe Oxfam.
  • Etablir des rapports de suivi d´activités logistiques
  • Respecter à tout moment les règles de sécurité d´Oxfam.
  • Participer au briefing de nouvelles personnes dans l´équipe.
  1.  Compétences Techniques, Expérience & Connaissances

Essentiel

  • Bac +2 en logistique ou diplôme équivalent
  • Expérience de deux minimum dans un poste similaire
  • Très bonne maitrise de la procédure d´achat
  • Très bonne connaissance du marché locale
  • Informatique : Excellente maitrise d´Excel et bonne maitrise du Pack Office en général
  • Arabe et Français parlé et écrit, Anglais souhaitable
  • Faire preuve de bon sens, esprit d’initiative et d’analyse
  • Pouvoir s’intégrer parfaitement au sein d’une équipe pluridisciplinaire.
  • Habilités d’organisation du travail (planification, fixer des priorités)
  • Faire preuve de rigueur, d’initiative, d’autonomie, de logique et d’honnêteté.
  • Capacité à résoudre les problèmes
  • Travail en équipe
  • Permis de conduire

Souhaitable

  • Expérience en logistique avec des organisations humanitaires internationales
  • Expérience en tant qu´acheteur ou de la chaine d´approvisionnement dans le secteur privé
  1. Conditions du poste

Type de contrat : Contrat local de 12 mois selon la législation du Maroc (nationalité marocaine), avec renouvellement possible selon les performances et les financements obtenus.

Horaire de travail : Journée complète de 40 heures / semaine. Horaires en fonction des taches à réaliser. Disponibilité pour réaliser des voyages de suivi des projets à hauteur de 20%.

Salaire : Salaire selon barème interne d’Oxfam au Maroc.

Prestations sociales : Cotisation retraite (CIMR), assurance médicale, vie et accident à la charge de l’organisation.

Vacances : Selon le calendrier professionnel en vigueur.

Lieu de travail : Rabat (Maroc), avec des déplacements sur les zones d’intervention.

Incorporation : Le plus tôt possible.

  1. Processus de sélection

Les personnes intéressées peuvent envoyer leur curriculum vitae et lettre de motivation à

[email protected], en indiquant la référence : ALAOXMA18.

La date de clôture pour les dépôts des dossiers de candidature est fixée au 31/03/2018, les candidatures seront révisées par ordre de réception. Oxfam se réserve le droit de modifier cette date, si cela est jugé nécessaire. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Oxfam souscrit au principe de l’équité, de la diversité et de l’inclusion.