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Assistant (e) de direction locale

Titre d’emploi     :              Assistant (e) de direction locale

Unité :                                               Bureau d’assistance technique local à Rabat

Placé(e) sour la responsabilité des experts principaux :

Madame Delphine Dubreuil, chef de projet

Madame Stéphane Sirjean, expert en formation

Madame Samia Chaouch, expert en coordination d‘évènements

  1. Sommaire des fonctions

Sous la responsabilité des experts principaux, la personne titulaire du poste aura la responsabilité du management des activités locales, du secrétariat du bureau d’assistance technique, ainsi que de la traduction française-arabe/arabe-française des documents officiels du projet si besoin.

  1. Responsabilités et tâches reliées à la fonction
    • Management du projet
  • Prendre connaissance de toute la documentation du projet : termes de référence, études annexes, etc.
  • Prendre contact avec les parties prenantes selon les indications des experts principaux, procéder aux entretiens avec les tiers, et rédiger les comptes-rendus,
  • Assurer la tenue des réunions mensuelles et bi-mensuelles de coordination entre les différentes parties prenantes selon besoin,
  • Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus et les diffuser aux participants
  • Mettre à jour les pages marocaines Logismed sur les réseaux sociaux puis le cas échéant sur le site Internet,
  • Rédiger les synthèses et documents supports du projet sous la direction des experts internationaux
  • Soutenir les autres experts principaux dans les activités journalières du bureau d’assistance technique.
  • Réservation d’hôtels, taxi et autres si besoin,
  • Accueillir les visiteurs et fournir les informations générales.

2.3 Gestion des prises de contacts avec les acteurs institutionnels et acteurs du secteur privé : e-mail,  courrier, appels téléphoniques, etc. :

  • Tenir à jour les adresses des correspondants selon les consignes des experts,
  • Rédiger/gérer les mails, les invitations, le courrier arrivé et le courrier sortant selon les indications des experts,
  • Prise de rendez-vous pour les experts,
  • Gérer la liste des contacts et maintenir à jour l’annuaire téléphonique et courriels des contacts du projet.
  • Gestion des documents de travail :
  • Résumer, mettre en page, saisir, les documents de travail de l’équipe sur Word, Excel, Power point,
  • Assurer la traduction de documents français-arabe et arabe-français.
  • Procéder aux travaux d’impression, scannage, photocopies

Secrétariat

  • Organiser la soumission des rapports et compte-rendus auprès des partenaires locaux et rédiger les lettres d’accompagnement,
  • Développer et mettre en œuvre un système de classement physique et électronique pour la documentation du projet (avec un classement miroir sur Dropbox)
  • Organiser des réunions, séminaires, ateliers dans le cadre des activités du projet : listes de participants, expédition des invitations, réservation de salles, logistique, etc.
  • Organisation des voyages d’études : réservation des moyens de transport, des hôtels, des restaurants, etc.

Logistique

  • Assurer la logistique des missions de l’équipe et des partenaires à l’intérieur et à l’extérieur du pays
  • Assurer la logistique des experts courts termes en séjour au Maroc
  • Assurer la logistique des organisations de la société civile lors des ateliers et voyage de terrain
  • Établir des ordres de mission et coordonner le circuit des autorisations et signatures si besoin,
  • Faire les réservations d’hôtel pour les experts et les partenaires du projet,
  • Effectuer l’ensemble des formalités administratives auprès des autorités du pays pour les experts internationaux courts termes et longs termes ,
  • Identifier les sites de formation possibles.
  • Communication (en étroite collaboration avec l’expert communication)
  • Réaliser la mise en œuvre les activités de visibilité de l’UE et de GOPA Consultants sur la base des indications données par les experts.
  • Classer et gérer les bases de données images / vidéos du projet.
  • Assurer la traduction de documents français-arabe et arabe-français.
  • L’archivage hard et soft copies des livrables de l’AT et recherche de documents /enquêtes en vue d’une bibliothèque virtuelle de documents de background.
  • Alimentation de la base de données des indicateurs de suivi évaluation du projet sur la base des indications transmises par les experts.
  • Diligence à effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du supérieur immédiat.
  1. Exigences reliées à la fonction

3.1 Formation requise

Diplômé(e) Logistique, Transport, Marketing, Commerce international ou Gestion  Bac+4 ou 5 ou valorisation des acquis professionnels

3.2. Qualifications

Connaissances linguistiques : Excellente maîtrise des langues arabe et française, à l’oral et à l’écrit. Une connaissance du berbère et de l’anglais serait un atout.

Informatique et réseaux sociaux

Excellente maîtrise des outils informatiques Word, Power Point et Excel.

Excellente maitrise des techniques de mise en page sur Word, Excel et Power Point

Maîtrise des réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, Instagram)

Facultés d’organisation et de supervision.

3.3Expérience professionnelle

Expérience professionnelle de minimum 4 ans, comme assistant ou consultant junior dans au moins un des domaines suivants ;

  • Secteur transport et logistique,
  • Grande surface/ distribution / commerce de gros
  • Commerce international / export

 

3.4 Qualités personnelles

Aptitude à travailler de façon autonome de même qu’au sein d’une équipe. Faire preuve de tact et diplomatie dans le contact avec les tiers.

  1. Conditions de travail

Poste à temps complet 40 heures par semaine.

Signature du Chef d’équipe :         ________________________________________________________

Date :    _________________________________

Date de révision_____________________

Les personnes remplissant les qualités requises sont invitées à transmettre, au plus tard le 29 février, un CV détaillé et une lettre de motivation, indiquant les coordonnées de trois personnes réputées pouvant attester de leurs références par courriel à l’adresse suivante:

 

[email protected]

 

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

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