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Administrative Support Officer

Le/La Administrative Support Officer assure un soutien administratif et en ressources humaines, en collaboration avec les membres de l’équipe du programme et sous la supervision directe du Manager ressources humaines et administration.

Liste non exhaustive des responsabilités :

Administration

  • Fournir le soutien général au personnel et aux consultants (prise des rendez-vous, gestion des ordres du jour, appels téléphoniques, etc.
  • Gérer la zone de stockage et préparer/mettre à jour les inventaires des fournitures de bureau.
  • Participation à la rédaction des rapports mensuels, trimestriels et annuels du programme
  • Suivre et contrôler les utilisations de fournitures de bureau et communiquer les besoins en fournitures au département Achats à la fin de chaque mois
  • Gérer les envois/réceptions des courriers
  • Suivre et contrôler l’utilisation des téléphones portables du programme
  • Faires les suivis et préparer les remboursements des déplacements des employés du projet

Ressources Humaines

  • Participer à la préparation des contrats des employés, stagiaires et de consultants et faire le suivi pour avoir la documentation complète
  • Gérer le classement et l’archivage des documents (copie papier et version électronique)
  • Organiser l’accueil administratif des nouveaux recrus (briefing du nouveau personnel sur les politiques et procédures RH)
  • Participer au processus de recrutement et d’intégration (Annonce, sélection, embauche et intégration).
  • Suivi des absences et préparation des données pour la paie (absence, présence, heures supplémentaires, primes).
  • Tenir à jour les dossiers du personnel (changements de situations, avenants au contrat de travail, mobilité etc.)
  • Effectuer toute autre tâche assignée.

Profil

  • Master dans un domaine interdisciplinaire approprié tel que le Management international ou un domaine connexe
  • Minimum 1-2 ans d’expériences, de préférence dans le secteur du développement
  • Bon niveau en Anglais et en français
  • Bonnes compétences informatiques (en particulier MS Office, Excel)
  • Fort esprit d’équipe. Peut aussi travailler de façon indépendante
  • Capacité de travailler simultanément sur plusieurs tâches
  • Excellentes compétences interpersonnelles, de présentation et de communication
  • Capacité à atteindre les objectifs tout en respectant les délais
  • Capacité à gérer des informations confidentielles.

Reporting

Le/La Administrative Support Officer travaillera sous la supervision du Manager ressources humaines et administration.

Postuler

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur CV et lettre de motivation à l’adresse [email protected] en mentionnant dans le titre de l’email « Administrative Support Officer » et ce avant le 03 janvier 2018.

 

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